SAP MM: Satınalma Süreçlerinde Malzeme Ana Verisi Yönetimi

SAP'de bir "malzeme", en basit haliyle bir şirketin envanterine giren veya çıkan her şeyi temsil eder. Bir cıvatadan bir makineye, bir hizmetten bir yazılıma kadar her şey bir malzeme ana verisi kaydıyla tanımlanır. Bu kayıt, malzemenin adı, birimi, fiyatı, ağırlığı gibi temel bilgilerin yanı sıra, satın alma, üretim, satış ve muhasebe gibi farklı departmanlar için özel verileri de içerir. Bu verilere "görünümler" (views) adı verilir.

SAP’de Malzeme Yönetiminin Temel Adımları

1. Malzeme Ana Kaydını Görüntüleme ve Genişletme

Bir malzemenin sistemdeki durumunu anlamak için öncelikle verilerini incelememiz gerekir.

• Malzeme Ana Kaydını Görüntüleme: Bir malzemenin verilerini sadece görüntülemek ve incelemek için MM03 işlem kodunu kullanırız. Bu, verilerin yanlışlıkla değiştirilmesini engeller. SAP’de bu işleme Logistics -> Materials Management -> Material Master -> Material -> Display -> Display Current menü yoluyla da ulaşılabilir.
• Görünümleri Genişletme: Eğer bir malzemenin mevcut verileri, yeni bir iş süreci için yeterli değilse, örneğin satın alma verileri eksikse, MM50 işlem kodunu kullanarak yeni görünümler ekleriz. Buna "Extend Material Views" denir. Bu işlem, malzemenin veri bütünlüğünü koruyarak yeni özellikler eklememizi sağlar. Bu menüye ulaşmak için Logistics -> Materials Management -> Material Master -> Other -> Extend Material View(s) adımlarını takip ederiz.

2. Malzeme Durumları ve Türleri

SAP, bir malzemenin belirli bir süreçte kullanılabilmesi için gerekli olan veri seviyesini "bakım durumu" ile belirtir.

Satın Alma İçin Bakım Durumu E: Bir satın alma siparişi oluşturabilmek için malzemenin bakım durumu E olmalıdır. Yani, satın alma verilerinin eksiksiz girilmiş olması gerekir.

Değer Takibi İçin Durum B: Eğer malzemeyi değerine göre takip edeceksek, muhasebe verilerinin de girilmesi ve bu sayede bakım durumunun B olması gerekir.

Malzemelerin nasıl davrandığını belirleyen en kritik ayar ise "Malzeme Türüdür". Örneğin:

1. NLAG (Stoksuz Malzemeler): Sürekli satın alınan ancak envanterde stoklanmayan yedek parçalar veya ofis malzemeleri için kullanılır. Bunların miktar ve değerleri genellikle takip edilmez.
2. UNBW (Değersiz Malzemeler): Miktar olarak takip edilen (örneğin fotokopi kağıdı), ancak finansal bir değeri izlenmeyen malzemeler için idealdir.
3. SERV (Hizmet Malzemesi): Bir ürün yerine bir hizmeti tanımlamak için kullanılır ve daha sade ekranlar sunar.

3. Pratik Uygulama: Malzeme Tanımlama

Şimdi öğrendiklerimizi uygulamaya dökelim.

• Adım 1: MM50 işlem koduyla B520-103 ve B520-003 malzemelerinin verilerini 1010 ve 1020 kodlu fabrikalar için genişletme işlemine başlarız. Bunu yapmak için, Maintenance Status: E, Plants: 1010 to 1020, ve Material: B520-103 gibi bilgileri girerek devam ederiz.

• Adım 2: Çıkan ekranda, malzemeye ait satırları seçer ve "Maintain materials" deriz. Burada, her fabrika için "Satın Alma Grubu" (Purchasing Group) alanına "Z03" gibi özel bir kod atarız. Bu kod, o malzemenin satın alma operasyonlarından kimin sorumlu olduğunu belirler.

• Adım 3: Satın Alma Siparişi Metni (Purchase Order Text) alanına, tedarikçiye özel bir talimatımızı yazarız. Örneğin, minimum number of loading cycles: 800 gibi teknik bir gereksinimi belirtiriz. Bu, ürünün kalite standardını garantilemeye yardımcı olur.
• Adım 4: Aynı işlemi diğer malzeme ve fabrikalar için de yaparak her iki kaydın da tamamlandığını teyit ederiz. Ekranlar yeşile döndüğünde, veriler başarıyla kaydedilmiş demektir.

4. Fiori Uygulamalarıyla Ürün Ana Verisi Yönetimi

• SAP Fiori Ana Ekranı: SAP'ye Fiori arayüzü ile bağlandığınızda, karşınıza gelen ana ekrandan "Material Master" veya "Manage Product Master Data" gibi uygulamaları (app) seçebilirsiniz. Bu uygulamalar, eski sistemdeki MM01, MM02 gibi işlem kodlarının modern ve daha kullanıcı dostu versiyonlarıdır.
• Ürün Ana Verisi (Product Master): Fiori arayüzünde "Malzeme Ana Verisi" kavramı yerine genellikle "Ürün Ana Verisi" (Product Master) terimi kullanılır. İkisi aynı şeyi ifade eder, ancak Fiori daha genel bir adlandırmayı tercih eder.
• Adım Adım Süreç: Bu bölümde, S-001 gibi bir ürün kodunun nasıl seçildiği, ilgili uygulamanın nasıl açıldığı ve yeni bir ana veri kaydının nasıl oluşturulduğu anlatılıyor. Süreç, temel olarak eski sistemdeki MM01'in adımlarına benzerdir, ancak görsel olarak farklıdır.